Impacto das TIC na mudança organizacional: o caso da implementação de um ERP

Resumo

Atualmente as organizações procuram agilizar os seus processos e as formas de trabalho para se tornarem mais competitivas. Neste sentido, os sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) têm surgido como uma ferramenta adequada para fazer face às novas exigências e permitem às organizações disponibilizarem toda a informação essencial para a tomada de decisão numa única base de dados, permitindo o seu acesso de uma forma mais ágil e eficaz. Contudo, o processo de implementação dos sistemas ERP tem características específicas que obrigam a que a sua gestão seja elaborada como se de um processo de mudança organizacional se tratasse e não como um processo de mudança informática. Com base no pressuposto de que os sistemas ERP permitem integrar as informações relevantes das organizações, contribuindo assim para maximizar os negócios, o presente estudo pretende analisar e conhecer os principais impactos socio-organizacionais que a implementação de um ERP pode ter no funcionamento das organizações e em particular ao nível da função recursos humanos e das práticas que lhes estão associadas. Efetuou-se uma investigação qualitativa assente na metodologia de estudo multicaso efetuado em três PME’s do distrito de Setúbal que implementaram o ERP One-Key nos últimos 3 anos. Para a recolha de dados aplicaram-se seis entrevistas semiestruturadas aos responsáveis pelos recursos humanos e utilizadores do ERP One-Key e procedeu-se à análise do seu conteúdo. Complementaram-se os dados recolhidos através da análise documental e da observação participante. Os resultados obtidos indicam que o processo de implementação de um sistema ERP implica alterações nas tarefas e no nível de responsabilidade de cada área funcional pelo que todo o processo deve ser gerido como se de um processo de mudança organizacional se tratasse, envolvendo cada utilizador neste processo de forma a reduzir os níveis de resistência. Verificámos que a decisão de seleção e aquisição do ERP é da administração e que nos casos estudados surge da insatisfação com os software e assistências técnicas anteriores. As organizações procuravam um ERP com uma boa relação qualidade-preço, intuitivo e flexível que maximizasse os recursos materiais e humanos e os auxiliasse na tomada de decisão. O responsável pelos recursos humanos faz o elo de ligação entre a organização e o fornecedor do ERP mas cada utilizador contribui para o desenvolvimento do ERP, aumentando o seu envolvimento no processo de mudança. A formação on the job aos utilizadores e a relação de proximidade com a empresa fornecedora do software apresentaram-se como fatores essenciais para o sucesso do processo de implementação.