GESTÃO DA INFORMAÇÃO EM PEQUENAS E MÉDIAS EMPRESAS

O MODELO GIPMEI

Resumo

Os tempos atuais são caracterizados por um misto de sensações que variam de espetacular a preocupante devido à incerteza que o avanço tecnológico está a gerar na sociedade. Muitas das motivações para esses sentimentos podem ser associadas à emergência de ferramentas de inteligência artificial (IA), como o ChatGPT, que tem levado a relação de indivíduos e organizações com a informação a outros patamares. Contudo, as inúmeras possibilidades de utilização de IA no ambiente corporativo escondem perigos proporcionados pela pouca literacia que normalmente acompanha a emergência das inovações tecnológicas no início das suas implementações. Além disso, os dados inseridos pelos utilizadores da ferramenta podem não estar seguros, uma vez que toda a informação é usada para treinar os modelos utilizados por essa IA, fazendo desses dados uma informação pública. Esse cenário aponta para a cada vez maior necessidade de as empresas estarem atentas à gestão  da sua informação, e à capacitação dos seus colaboradores para lidarem com essa nova realidade.

Para que essa gestão ocorra de forma efetiva, uma importante estratégia é a adoção de modelos que se apresentem como um roteiro baseado em boas práticas e recomendações. Neste sentido, o objetivo desse trabalho é apresentar uma proposta de modelo desenvolvido no âmbito do projeto denominado Gestão da Informação e Cultura Digital nas PME Industriais de Portugal: comportamento, memória e inovação (GIPMEI). Projetado inicialmente para apoiar as pequenas e médias empresas portuguesas, o modelo, que segue as premissas do Fórum Económico Mundial, foi estruturado a partir de uma base que possibilita a sua implementação em qualquer organização, independentemente do seu perfil.

A construção do modelo GIPMEI foi inspirada no Modelo de Alinhamento de Gestão de Informação e Conhecimento (MAGIC), desenvolvido por Pessoa (2016), e no Modelo INDE-InfoDecisor apresentado por Estrela (2014; 2016). A pesquisa, de natureza qualitativa, caracteriza-se como uma pesquisa bibliográfica e documental baseada também em resultado de inquérito aplicado às PME industriais das regiões Norte e Centro de Portugal nos anos de 2022 e 2023.

O modelo GIPMEI foi estruturado considerando seis eixos: Governança da Informação, Gestão da Informação, Segurança e Tecnologia, Sensibilização, Meio Ambiente e Contextos, e Auditorias. Além das operações nucleares relacionadas à gestão do fluxo infocomunicacional, que compreendem a produção e/ou recolha, organização, memória, comunicação e uso da informação, o modelo considera também os aspetos cognitivos, sociais, organizacionais e tecnológicos, trazendo, não apenas o utilizador da informação, mas também o contexto e a gestão de topo como seus elementos constituintes.

Considerou-se, na elaboração da proposta, que o fluxo infocomunicacional é mediado pela tecnologia, responsável por suportar tanto os processos e as operações da empresa, bem como pelos aspetos relacionados à segurança informacional. O modelo tem a sua base apoiada na sensibilização, tanto dos gestores quanto dos funcionários, sobre a importância do uso e da gestão da informação, e sublinha o papel das Auditorias de modo a salvaguardar a transparência, precisão, integridade e segurança da informação. Considera, ainda, que as diretrizes determinadas no âmbito da governança não podem ser dissociados do ambiente e dos contextos nos quais as empresas operam. O modelo aponta, por fim, como estratégias a serem adotadas pelas empresas, a construção de uma estrutura de TI resiliente; a promoção da qualidade da segurança da informação; a formação dos colaboradores para fomentar uma cultura orientada à informação, ao digital e à sustentabilidade; a instituição de uma governança da informação; e a implementação de uma gestão eficaz da informação.

O modelo proposto tem como premissa ser fundamental que a gestão de topo das empresas assuma a governança da informação, da tecnologia e dos sistemas informáticos para garantir uma estratégia eficaz de gestão da informação, alinhada aos objetivos globais da organização. Num mundo cada vez mais digital, a falta deste compromisso pode acarretar uma possível perda da competitividade para as empresas. Especificamente no que se refere à IA, para qual a União Europeia já está a desenvolver a primeira legislação sobre o tema, essa ferramenta pode auxiliar as empresas, a exemplo do uso de ERPs inteligentes, a melhorar a eficiência operacional e a tomada de decisão organizacional.