GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN EN PEQUEÑAS Y MEDIANAS EMPRESAS

EL MODELO GIPMEI

Resumen

Estos días se caracterizan por una mezcla de sentimientos que van desde lo espectacular hasta lo preocupante debido a la incertidumbre que los avances tecnológicos generan en la sociedad. Muchas de las motivaciones de estos sentimientos pueden asociarse con la aparición de herramientas de inteligencia artificial (IA), como ChatGPT, que han llevado la relación entre individuos, organizaciones e información a nuevas cotas. Sin embargo, las innumerables posibilidades de uso de la IA en el entorno corporativo esconden peligros derivados del bajo nivel de alfabetización que suele acompañar la aparición de innovaciones tecnológicas al inicio de su implementación. Además, los datos ingresados por los usuarios de las herramientas pueden no ser seguros, ya que toda la información se utiliza para entrenar los modelos que utiliza esta IA, lo que los convierte en información pública. Este escenario pone de relieve la creciente necesidad de que las empresas presten atención a la gestión de la información y formen a sus empleados para afrontar esta nueva realidad.

Para que esta gestión sea eficaz, una estrategia importante es la adopción de modelos que se presenten como una hoja de ruta basada en las mejores prácticas y recomendaciones. En este sentido, el objetivo de este trabajo es presentar una propuesta de modelo desarrollada en el marco del proyecto "Gestión de la Información y Cultura Digital en las PYME Industriales de Portugal: Comportamiento, Memoria e Innovación" (GIPMEI). Inicialmente diseñado para apoyar a las pequeñas y medianas empresas portuguesas, el modelo, que sigue las premisas del Foro Económico Mundial, se estructuró sobre una base que permite su implementación en cualquier organización, independientemente de su perfil.

La construcción del modelo GIPMEI se inspiró en el Modelo de Alineación de la Gestión de la Información y el Conocimiento (MAGIC), desarrollado por Pessoa (2016), y el Modelo INDE-InfoDecisor presentado por Estrela (2014; 2016). Esta investigación cualitativa se caracteriza por ser bibliográfica y documental, basada también en los resultados de una encuesta realizada a pymes industriales de las regiones Norte y Centro de Portugal en 2022 y 2023.

El modelo GIPMEI se estructuró considerando seis ejes: Gobernanza de la Información, Gestión de la Información, Seguridad y Tecnología, Concienciación, Entorno y Contextos, y Auditorías. Además de las operaciones centrales relacionadas con la gestión del flujo de infocomunicación, que incluyen la producción y/o recopilación, la organización, el almacenamiento, la comunicación y el uso de la información, el modelo también considera aspectos cognitivos, sociales, organizativos y tecnológicos, incluyendo no solo al usuario de la información, sino también al contexto y a la alta dirección como elementos constitutivos.

Al desarrollar la propuesta, se consideró que el flujo de infocomunicación está mediado por la tecnología, que respalda tanto los procesos y operaciones de la empresa como los aspectos relacionados con la seguridad de la información. El modelo se basa en la concienciación de directivos y empleados sobre la importancia del uso y la gestión de la información, y enfatiza el papel de las auditorías para salvaguardar la transparencia, la precisión, la integridad y la seguridad de la información. Asimismo, considera que las directrices establecidas en el ámbito de la gobernanza son indisociables del entorno y los contextos en los que operan las empresas. Finalmente, el modelo identifica estrategias que las empresas deben adoptar: construir una estructura de TI resiliente; promover la calidad de la seguridad de la información; capacitar a los empleados para fomentar una cultura orientada a la información, la digitalización y la sostenibilidad; establecer la gobernanza de la información; e implementar una gestión eficaz de la información.

El modelo propuesto se basa en la importancia fundamental de que la alta dirección asuma la gobernanza de la información, la tecnología y los sistemas de TI para garantizar una estrategia de gestión de la información eficaz, alineada con los objetivos generales de la organización. En un mundo cada vez más digital, la falta de este compromiso puede conllevar una posible pérdida de competitividad para las empresas. En concreto en lo que respecta a la IA, para la que la Unión Europea ya está desarrollando la primera legislación sobre el tema, esta herramienta puede ayudar a las empresas, como el uso de ERP inteligentes, a mejorar la eficiencia operativa y la toma de decisiones organizativas.