Teletrabajo en la Gestión Pública y Fragmentación de la Información: Un Estudio de Caso de la FAPEAL en el Contexto Pandémico y Pos-pandémico

Resumen

La pandemia de COVID-19 provocó una reconfiguración abrupta de las dinámicas laborales en el sector público brasileño, imponiendo la adopción del teletrabajo como medida de emergencia para garantizar la continuidad administrativa y proteger la salud colectiva. Esta transformación implicó desafíos estructurales significativos, especialmente en lo que respecta a la organización de la información y al mantenimiento de la coherencia informacional entre sectores, equipos y sistemas. El presente estudio tiene como objetivo analizar los impactos del teletrabajo en la gestión de la información de la Fundación de Apoyo a la Investigación del Estado de Alagoas (FAPEAL), con énfasis en la fragmentación de la información y en las estrategias institucionales adoptadas para enfrentarla en el contexto post-pandémico.

La investigación se basa en los campos de la Ciencia de la Información y la Administración Pública, adoptando un enfoque cualitativo de estudio de caso. La metodología incluye análisis documental, entrevistas semiestructuradas con gestores y servidores, y revisión de normativas internas relacionadas con la gestión informacional. La pregunta orientadora es: ¿cómo afectó la implementación del teletrabajo en la FAPEAL el flujo, la organización y la integridad de la información institucional en el contexto post-pandémico?

El marco teórico se apoya en autores clásicos de la gestión de la información y del conocimiento. Choo (2003) entiende las organizaciones como sistemas que construyen sentido, siendo la información un elemento estructurante para su estabilidad, incluso en contextos de disrupción. Sin embargo, el teletrabajo debilita las interacciones informales, los intercambios tácitos y la memoria colectiva institucional. Para Davenport y Prusak (2003), la información requiere validación social y organización intencional para transformarse en conocimiento. En ausencia de mecanismos formales y compartidos, el teletrabajo puede acentuar ecosistemas informacionales fragmentados, dificultando la toma de decisiones, repitiendo tareas y comprometiendo la transparencia.

Este escenario es especialmente crítico en instituciones públicas, cuya misión exige integridad documental, trazabilidad y coherencia en los flujos informacionales. Como señalan Valentim (2014) y Silva et al. (2023), la gestión de la información pública requiere no solo infraestructura tecnológica, sino también políticas informativas, estándares de metadatos y procesos de gobernanza integrados a la planificación institucional.

El caso de la FAPEAL ofrece un campo empírico relevante para el análisis. Como agencia de fomento a la ciencia y la tecnología en el estado de Alagoas, la fundación tuvo que reorganizar rápidamente sus procesos cuando se instituyó el teletrabajo en 2020. Aunque plataformas digitales como correos electrónicos, videoconferencias y almacenamiento en la nube garantizaron la continuidad mínima de las actividades, evaluaciones internas y relatos cualitativos señalaron fragilidades relacionadas con la redundancia de archivos, dificultades de versionado, sobrecarga de información e indefiniciones sobre flujos de responsabilidad.

La investigación identificó tres tipos principales de fragmentación informacional en la FAPEAL durante el período 2020–2021: (1) fragmentación espacial, debido a la dispersión de documentos entre dispositivos personales, correos electrónicos y carpetas locales; (2) fragmentación semántica, resultante de la falta de estandarización terminológica y de metadatos entre sectores; y (3) fragmentación procesal, asociada a diferentes interpretaciones de rutinas, plazos y responsabilidades.

En respuesta a estas fragilidades, la institución implementó, a partir de 2022, un conjunto de medidas orientadas a la modernización de la gestión de la información: reglamentación interna de flujos informacionales; implementación de un sistema de Gestión Electrónica de Documentos (GED); capacitaciones sobre herramientas colaborativas; y reformulación de protocolos de coordinación para clarificar las líneas de comunicación. El Programa de Capacitación y Calificación Profesional (PACQUALI), anteriormente centrado en la formación técnica, fue ampliado para incluir competencias informacionales y prácticas colaborativas adaptadas a entornos híbridos.

Las entrevistas con los servidores indican avances significativos en la organización de rutinas y mayor claridad en los procesos de tratamiento y circulación de la información. No obstante, persisten desafíos relevantes relacionados con el cambio cultural. Muchos entrevistados señalaron la persistencia de redes informales de comunicación, la resistencia al uso de sistemas institucionales y la percepción de que las prácticas documentales son excesivamente burocráticas.

Los resultados también indican que la fragmentación de la información no es solo un problema técnico, sino un fenómeno sociotécnico. Involucra interacciones entre tecnologías, prácticas humanas y cultura organizacional. Por tanto, enfrentarlo exige más que herramientas digitales: requiere la consolidación de una cultura institucional que valore el registro, la integridad informativa y la memoria organizacional. La literatura de la Ciencia de la Información refuerza que el aprendizaje organizacional solo se sostiene cuando hay registro, validación y acceso colectivo al conocimiento (Nonaka & Takeuchi, 1997; Senge, 2006).

Una lección central extraída de la experiencia de la FAPEAL es la necesidad de equilibrar flexibilidad operativa y estandarización informativa. El teletrabajo requiere estructuras adaptativas, pero no prescinde de normas claras para el almacenamiento, acceso y actualización de documentos y datos institucionales. El modelo híbrido, que combina flexibilidad con momentos presenciales de integración, surge como una alternativa viable para mantener la cohesión informacional y el compromiso institucional.

Otro hallazgo importante se refiere al papel estratégico de los profesionales de la información en el sector público. Estos agentes actúan como mediadores entre sistemas y usuarios, siendo fundamentales para la implementación de políticas de gobernanza informacional, formación digital y control de calidad documental. 

Se concluye que el teletrabajo puede, si se gestiona adecuadamente, generar beneficios reales en la administración pública, como mayor eficiencia, autonomía y calidad de vida para los servidores. Sin embargo, su sostenibilidad depende de la adopción de estrategias sólidas de gestión de la información y de la valorización de una cultura de registro, interoperabilidad y memoria organizacional. La experiencia de la FAPEAL demuestra que las inversiones en infraestructura tecnológica deben ir acompañadas de inversiones en personas, procesos y políticas de información.

Desde el punto de vista de las políticas públicas, los resultados de la investigación respaldan la recomendación de institucionalizar modelos híbridos de trabajo en el sector público, acompañados de marcos normativos claros de gobernanza informacional. 

En síntesis, este estudio contribuye a los debates emergentes sobre teletrabajo, gestión de la información e innovación pública, ofreciendo evidencias empíricas y fundamentos teóricos para comprender los efectos de la fragmentación informacional y las posibilidades de su superación.