CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS:

Análise de Códigos de Classificação de Documentos do Arquivo Nacional

Resumo

O presente trabalho tem por objetivo principal analisar os instrumentos de classificação de documentos de arquivo do Poder Executivo Federal do Arquivo Nacional: a versão instituída pela portaria nº 47 de 14 de fevereiro de 2020 e a versão anterior instituída pela resolução nº 14 de 24 de outubro de 2001, que vigorou por quase vinte anos. Foi feita revisão de literatura sobre a classificação de documentos de arquivo, buscando na filosofia e na teoria do conceito respostas para as dúvidas que ainda permeiam a construção do conceito de classificação para a arquivística. A partir dessa revisão, busca-se um entendimento sobre a nomenclatura mais correta a ser utilizada para o instrumento, a fim de não haver mais dificuldades no seu uso. Por fim, compara-se as duas versões do instrumento para verificar se os princípios de classificação foram respeitados e utilizados de maneira assertiva na versão de 2020 do “Plano de Classificação e Destinação de Documentos da Atividade Meio da Administração Pública Federal.” O trabalho aqui apresentado é um estudo de análise qualitativa e analítica. Qualitativa pois pretende reunir uma gama de informações relevantes sobre o tema proposto e fazer uma reflexão acerca do tema, a classificação de documentos de arquivo. E analítica pois pretende realizar uma análise da versão proposta pela Resolução nº 14 de 24 de outubro de 2001 do Código de Classificação e Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos referente às atividades-meio do Poder Executivo Federal e sua atualização, instituída pela portaria nº 47 AN de 14 de fevereiro de 2020, buscando os contrastes entre essas duas versões do mesmo instrumento através de trabalhos acadêmicos que tratam do tema. A partir desta coleta de dados pretende-se identificar os pontos críticos presentes na versão proposta pela Resolução nº 14 de 24 de outubro de 2001 do Código de Classificação e Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos do CONARQ e a verificar se estes pontos foram contemplados com a atualização do instrumento. Por fim, temos uma análise da atualização destes instrumentos de gestão de documentos do Arquivo Nacional, e um paralelo entre as duas versões, contrapondo as mudanças acerca da produção documental nas instituições. O conceito de classificação remonta de muito tempo, aproveitando-se dos pensadores filosóficos como Aristóteles, que apresenta a ideia de tipo e espécie demonstrando uma certa dicotomia, que será mais aproveitada por Porfírio, na representação de sua árvore. Este esquema de classificação tem em seu topo o mais geral e em sua base o mais específico, reduzindo a níveis finitos de gêneros e espécies, usando a imagem de uma árvore. Como traz a ideia de Pombo (1998, p. 6) “é Porfírio quem oferece, pela primeira vez, uma primeira representação arborescente da ideia de classificação”. Nessa busca pelo conceito de classificação, fica explicitado que a contribuição da filosofia é no sentido de hierarquizar os atributos, de modo a sustentar a ideia de agrupamento das coisas a serem organizadas, dentre estas, o conhecimento. O instrumento de classificação de documentos do Arquivo Nacional, chamado “Código de classificação e tabela de temporalidade e destinação de documentos relativos às atividades meio do Poder Executivo Federal” foi lançado em 1996 após o Arquivo Nacional perceber que as instituições públicas federais tinham pouco ou nenhum conhecimento sobre classificação de documentos e as massas documentais acumuladas estavam aumentando exponencialmente, ocasionando perda das informações valiosas ao Estado Brasileiro, espaço físico das instituições e também perdas financeiras. Objetivando maior controle dos documentos, o instrumento de classificação do Arquivo Nacional foi revisto em 1997 com poucas alterações, e mais tarde, em 2001 com alterações mais substanciais. Ao longo desses 19 anos (2001 a 2020) que o instrumento foi utilizado pelas instituições, o instrumento foi alvo de inúmeras publicações criticando sua estrutura. Houve avanço na atualização do “Código de classificação e tabela de temporalidade e destinação de documentos relativos às atividades meio do Poder Executivo Federal” não se pode negar, mas não há como deixar de lado que o instrumento segue com questões que a versão anterior não respondia, e nesta, também não consegue responder. Entende-se também que a estruturação do instrumento foi mantida como das versões anteriores, numa tentativa de preservar o entendimento já adquirido de quem já trabalhava com o instrumento. Vale lembrar que os prazos de guarda e destinação dos documentos não foram alterados, mantem-se como já era de conhecimento. Após a atualização do instrumento do Arquivo Nacional estudada neste artigo, houve outra em 2024 que não foi objeto deste trabalho. A de 2021 tinha menos de três anos e ainda não contava com muitos estudos tratando deste instrumento em específico, no entanto, é assegurado que este tema deve ser sempre debatido, para que as próximas atualizações respeitem os princípios de classificação, princípios estudados há bastante tempo pela área.