Avaliação da Aplicação da Portaria 12/2008 no P.PORTO

Resumo

Um regulamento de conservação arquivística é um conjunto de normas reguladoras da gestão documental de um organismo ou serviço, determinando, mediante avaliação, as fases do ciclo de vida dos documentos.

A importância da sua aplicação é inestimável dado que é o regulamento que estabelece diretrizes e procedimentos para a avaliação, seleção, transferência, incorporação em arquivo definitivo, substituição de suporte e eliminação da documentação produzida e recebida pelo Instituto e pelas suas unidades orgânicas. Com isso, é possível garantir a preservação e o acesso à informação de forma organizada e eficiente, além de cumprir com obrigações legais e administrativas. A aplicação adequada do regulamento de conservação arquivística também contribui para a transparência das atividades do Instituto e para a preservação da memória institucional. 

Este estudo pretende avaliar a aplicação da Portaria 12/2008, que aprova o Regulamento de Conservação Arquivística do Instituto Politécnico do Porto e das suas escolas superiores. O regulamento é aplicável à documentação produzida e recebida, no âmbito das suas atribuições e competências, pelo Instituto.

Através da aplicação do questionário, procura-se avaliar a utilização e a aplicação da Portaria 12/2008 nas várias Unidades Orgânicas do Politécnico do Porto; definir o perfil dos profissionais que trabalham nos arquivos da instituição; e, identificar os potenciais desafios que enfrentam.

Volvidos 15 anos da sua criação interessa ainda identificar os desafios enfrentados pelos profissionais que a utilizam permitindo uma avaliação crítica da sua relevância e atualidade, com vista a promover melhorias na gestão documental e arquivística do universo em estudo.