Programa Erasmus + Projeto de Organização e Avaliação do Sistema de Informação do Departamento Financeiro da Univ. Mindelo, Cabo Verde

Resumo

No âmbito do Programa Erasmus + estamos, 5 estudantes do 3º ano da LCTDI, a realizar um
estágio extracurricular, na Universidade do Mindelo na Ilha de São Vicente, Cabo Verde, no
período de 28 de setembro até dia 19 de janeiro de 2024.
Este consiste, num projeto de organização e avaliação da documentação existente no
Departamento Financeiro da Instituição, que compreende os seguintes objetivos: criar uma
proposta de um plano de classificação adaptado ao arquivo em questão; conceber uma sugestão
de uma tabela de seleção, com os respetivos anexos (guia de remessa e auto de eliminação);
ordenar e arrumar devidamente as unidades de instalação (capas) no arquivo definitivo da
Universidade, localizado nos escritórios inferiores; e, por fim, apresentar uma moção de uma
aplicação informática no que diz respeito à descrição arquivística da informação produzida e
recebida pelo departamento referido.
A abordagem adotada envolveu uma revisão literária acerca da organização e avaliação de
arquivos, utilizando uma metodologia de natureza qualitativa.
Assim, foi criada uma equipa de trabalho, constituída por 5 elementos, onde começamos por
desenvolver um estudo orgânico funcional, que teve por base a análise dos estatutos referentes
à constituição da Universidade, do mesmo modo, um diagnóstico do Manual para a Gestão de
Documentos de Henriques (1998) e o de Avaliação de Documentação Acumulada de Póvoas
(1999), do organograma e das funções do departamento em questão. Numa fase mais avançada,
procedeu-se à realização de um guião de entrevista, que permitiu a recolha de mais informação
no que diz respeito à produção da documentação por parte dos funcionários e funções realizadas
por estes no departamento referido, entre outras. Este guião foi aplicado à responsável pelo
setor. Em simultâneo, o recenseamento de 99 unidades de instalação, com as datas extremas
correspondentes ao período de 2015 a 2021, da documentação que se encontrava nas capas,
foi realizado através de uma tabela em Excel com os seguintes campos: cota provisória, título do
processo, título atribuído, datas extremas, âmbito e conteúdo, suporte, processo relacionado
(título), prazo de conservação administrativa (anos), data de aplicação, destino final, número de
série, notas e menção de responsabilidade. Foram estabelecidas séries documentais, sendo
identificados os critérios que orientaram a sua criação, os quais foram devidamente incorporados
no plano de classificação orgânico funcional, fundamentando a denominação atribuída a cada
série. A proposta de classificação desenvolvida foi posteriormente implementada nas unidades
de instalação, utilizando-as como cotas, e organizada nas prateleiras seguindo uma ordenação
específica para garantir um acesso eficiente e rápido às informações contidas nos documentos.
No que se refere à criação da tabela de seleção foi necessário propor prazos de conservação e
eliminação, de acordo com a atribuição de valor primário e secundário às séries constituídas
anteriormente, tendo por base, igualmente, a análise da portaria do IPP. Finalmente analisou-se
3 aplicações informáticas de acordo com as normas ISO 30300, a ISO 16175, a ISO 23081 e a
ISO 16175-3-2010, com o objetivo de ser proposta ao departamento para aquisição futura.
Concluindo, após a estrutura e sistema utilizado, aguardamos resposta relativamente à proposta
da Portaria a ser utilizada para a eliminação de documentos, no entanto, apresentamos um
arquivo digno relativamente à prática da Gestão Documental.