A Gestão da Informação Como Alavanca Para a Sobrevivência e Competitividade das Organizações

Resumo

A informação é um ativo fundamental para qualquer organização de domínio público ou privado. A sua gestão auxilia e apoia a administração das organizações, podendo fazer a diferença entre o sucesso ou o fracasso destas. A gestão da informação inclui diversas atividades, as quais são abrangidas pelas componentes do seu ciclo de vida: aquisição ou criação; organização e armazenamento; distribuição e utilização, apresentando-se a avaliação da informação como um processo transversal a todo o seu ciclo de vida. De facto, a avaliação da informação consiste numa operação metodológica, situada no pólo técnico do método quadripolar de investigação em Ciência da Informação

Há vários autores que abordam diversas definições de gestão de informação que, praticamente, referem os mesmos pontos comuns: é um conjunto de atividades interligadas e relacionadas com a aquisição, organização, armazenamento, distribuição e uso da informação sem esquecer a integração e adaptação da organização ao meio ambiente em constante mudança. A capacidade de adaptação ao ambiente que rodeia uma organização é fundamental para a sua competitividade e sobrevivência. Na era da informação e do conhecimento, na qual todos os avanços tecnológicos e científicos são facilmente acessíveis a todas as organizações, quem detém informação exata, fidedigna e sabe geri-la da forma mais adequada à sua visão e estratégia, conseguirá adquirir vantagem competitiva mais rapidamente em relação às restantes.

A gestão estratégica da informação é fundamental nas organizações, como apoio à decisão (as decisões devem ser tomadas com base em informação completa, atual, precisa, contextualizada e no momento adequado; fator de produção (obtenção da informação necessária e respetiva gestão como fator fulcral para a sua competitividade) e fator de sinergia (a classificação, disseminação e arquivamento da informação é imprescindível para a obtenção de resultados eficientes e eficazes para uma organização.

A informação é também considerada e utilizada em muitas organizações como um fator estruturante e um instrumento de gestão. Portanto, a gestão efetiva de uma organização requer a perceção objetiva dos valores da informação e dos seus sistemas de informação. O ponto de partida para esta gestão eficiente e eficaz é a clara distinção entre a informação necessária para a organização e informação sem utilidade, que deve ser descartada. A informação é avaliada e categorizada consoante o grau de importância para a organização: informação crítica se é essencial para a sobrevivência da instituição; mínima se é imprescindível para a sua gestão; potencial se permite adquirir vantagem competitiva relativamente à concorrência e/ ou mercado e, por fim, informação qualificada como lixo, quando não tem qualquer utilidade para a organização.

As organizações devem, assim, procurar e manter a informação crítica, mínima e potencial para a sua atividade, sobrevivência e competitividade e livrar-se da informação que é, na realidade, lixo. Neste contexto, a avaliação da informação apresenta-se como essencial em todo o processo de gestão da informação na organização, permitindo eliminar o lixo e preservar o que contribui para a sua eficácia e eficiência.

Com este artigo pretende-se, através da revisão de literatura, demonstrar e ajudar a compreender como a informação se torna no fator primordial de inteligência e vantagem competitiva de qualquer organização, devido ao contributo essencial que essa gestão traz à realização da missão e estratégia da organização, ao seu negócio ou área de atuação, aos seus recursos humanos e aos recursos tangíveis.